Misafirlerinizle iletişiminizi konaklama öncesinde, sırasında ve sonrasında atacağınız otomatik e-posta mesajlarıyla güçlendirmenize yardımcı olacak Misafir Bildirimleri üyeliğini kullanmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz;

1. HotelRunner paneli üst menüsünden sırası ile Tesisim / Promosyonlar bölümüne giriniz.
2. Sol menüde yer alan Misafir Bildirimleri  bölümünden Genel Bakış‘a tıklayınız.
3. Bu bölümde sizin için oluşturduğumuz hazır e-posta taslaklarını göreceksiniz.
   
4. Misafir Bildirimleri ürünü sizin için misafirinize dört farklı zamanda otomatik olarak e-posta gönderecektir;
   1. Rezervasyon sonrası: HotelRunner’a entegre ettiğiniz online seyahat acentesi, HotelRunner rezervasyon modülü veya websitesi üzerinden aldığınız rezervasyon HotelRunner panelinize düştükten sonra gönderilir.
   2. Giriş öncesi: Misafirinizin otele giriş tarihinden hemen önce gönderilir.
   3. Konaklama süresince: Misafiriniz tesisinizde konakladığı sırada gönderilir.
   4. Çıkış sonrası: Misafiriniz tesisinizden çıkış yaptıktan sonra gönderilir.
5. Yukarıdaki belirttiğimiz dört farkı zamanda gönderilecek e-postaların tam olarak ne zaman göndermek istediğinizi “Düzenle” butonuna basarak her bir e-posta için ayarlayabilirsiniz.
   
6. Örneğin:
   Rezervasyon sonrası: Misafir rezervasyon yaptıktan 1 gün sonra gönder.
   Giriş öncesi: Misafir tesise giriş yapmadan 3 gün önce gönder.
   Konaklama süresince: Misafirin tesisteki 2. gününde gönder.
   Çıkış sonrası: Misafir tesisten çıkış yaptıktan 4 gün sonra gönder.
7. E-Posta içeriklerini düzenlemek için e-posta adının (Ör: Post-stay e-mail message) üzerine tıklayınız.
8. Açılan sayfada, sizin için hazırladığımız hazır e-posta taslağını göreceksiniz.
   
9. Başlık: Otomatik olarak göndereceğiniz e-postaya vereceğiniz ve sadece sizin göreceğiniz isimdir
   Konu: Gidecek olan e-postanın konu kısmında ne yazmasını istiyorsanız bu bölüme yazabilirsiniz.
   Gönderen: E-posta göndericisi olarak görünmesini istediğiniz şeyi buraya yazabilirsiniz.
   Yanıt e-posta adresi: Misafirleriniz göndereceğiniz e-postaya yanıt verdiğinde o yanıtın gönderileceği e-posta adresini buraya yazabilirsiniz.
   E-posta tasarımı: Göndereceğiniz e-posta tasarımını buradan seçebilirsiniz.
   Test e-postası gönder: Hazırladığınız e-postayı test etmek için bu butona basabilirsiniz. Test e-postası HotelRunner kullanıcı e-mail’inize gidecektir.
10. Sağ bölümde yer alan e-posta içeriğinin üzerine tıkladığınızda, içeriği düzenleyebileceğiniz alanlar açılacaktır.
    
11. Mevcut biçimlendirme araçlarını kullanarak e-posta içeriğinizi dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz.
12. Biçimlendirme sırasında size daha zengin içerik hazırlama fırsatı verecek değişkenleri kullanabilirsiniz. Değişkenler yukarıdaki örnekte mavi renkte olan alanlardır. Örneğin misafirinizin giriş, çıkış tarihlerini e-posta içeriğinize otomatik olarak ekleyebilirsiniz.
    
13. İçeriğinizi hazırladıktan sonra otomatik olarak gönderilecek e-postalar için kurallar belirleyebilirsiniz. Bunun için aynı sayfadaki “Kurallar” bölümüne tıklayınız.
    Bu sayfada Ülke ve Kanal kriteri koyabilirsiniz. Örneğin: yukarıdaki ekran görüntüsünde uygulanan kritere göre hazırlamış olduğunuz e-posta; ülkesi Türkiye olan ve rezervasyonunu Booking.com veya Expedia.com üzerinden yapmış misafirlerinize gönderilir.
14. E-postanızın kurallarını da hazırladıktan sonra “Taslak olarak kaydet” e basarak kaydedebilir, “Kaydet ve yayınla” butonuna basarak hemen aktif edebilirsiniz.
15. Aşağıda belirtilen dört farklı zamandaki gönderimlerin her biri için farklı içerik ve kurallardan oluşan birden fazla e-posta hazırlayabilirsiniz.
    Rezervasyon sonrası, Giriş öncesi, Konaklama süresince, Çıkış sonrası
    Bunun için Genel Bakış ekranında hangi zaman dilimi için ekleme yapmak istiyorsanız o bölümdeki “E-Posta mesajı ekle” butonuna basabilirsiniz.
16. Birden fazla eklediğiniz e-posta mesajlarınızı önceliğini belirlemek için farenizin yardımı ile yukarı veya aşağıya taşıyabilirsiniz. Böylelikle aynı zaman dilimi için oluşturduğunuz farklı kurallardaki e-postalar uyguladığınız sırayla hangi kurala ilk önce uyarsa ona göre gönderilecektir.
17. Gönderilmiş otomatik e-postaları görmek için sol menüdeki “Tamamlanmış” bölümüne, gönderilmek üzere sıraya alınmış e-postaları görmek için ise “Bekleyen” bölümüne bakabilirsiniz.